Jak stworzyć regulamin sklepu internetowego?

13 minut (prognozowany czas czytania)

Dzisiejsze czasy nie bez przyczyny nazywamy „erą informacji”. Internet stał się nierozerwalną częścią naszego życia. Nawet ten artykuł czytasz korzystając z komputera lub smartfona. Jednak Internet, a w szczególności biznes w nim prowadzony, powinien podlegać regulacjom prawnym. Polskie oraz Europejskie prawo wielokrotnie nawiązuje do działań prowadzonych przez przedsiębiorców w Internecie. Istnieje zatem wiele przepisów chroniących konsumentów oraz sprzedawców. Jak zatem je stosować w swoim sklepie internetowym?

W tym artykule pokażę Ci jak zabezpieczyć sklep internetowy pod kątem prawnym, bez wchodzenia w zawiłe meandry ustaw i rozporządzeń.

Jeśli planujesz rozpocząć swój biznes w Internecie to zachęcam Cię do przeczytania tego artykułu, ponieważ pod jego koniec przygotowałem dla Ciebie coś specjalnego.

Rozpoczynając działalność sprzedażową lub usługową w Internecie, należy pamiętać o dopełnieniu wszelkich niezbędnych formalności z nią związanych. A jest ich niemało.

Zanim jednak rozpoczniesz działalność  w Internecie, powinieneś sobie zadać kilka pytań jej dotyczących?

  • Czy działając w sieci, muszę zarejestrować swoją działalność gospodarczą?
  • Jaki podatek odprowadza się dokonując transakcji online?
  • Czy muszę posiadać kasę fiskalną?
  • Jak przygotować regulamin i politykę prywatności?

Poszukajmy razem odpowiedzi!

Działalność gospodarcza w sieci

Co do zasady każdą działalność gospodarczą należy zarejestrować, chociaż Konstytucja Biznesu (pakiet ustaw regulujących zakładanie i prowadzenie biznesu), począwszy od 30 kwietnia 2018 roku, wprowadza w życie szereg zmian, w tym tzw. działalność nierejestrowaną. Jednak ze względu na warunki, które przedstawię poniżej, należy raczej przyjąć, że taki obowiązek będzie na przedsiębiorcy spoczywał.

Ustawa Prawo Przedsiębiorców określa te warunki w art. 5. Zgodnie z jego treścią działalność nierejestrowana to taka:

– z której przychód należny (czyli taki, który nie musi zostać faktycznie otrzymany) nie przekracza w żadnym miesiącu 50% kwoty minimalnego wynagrodzenia,

– która prowadzona jest przez osobę, która w okresie ostatnich 60 miesięcy nie wykonywała działalności gospodarczej.

Od dnia 1 stycznia 2019 r. minimalne wynagrodzenie za pracę ustalone zostało w wysokości 2250 zł. Oznacza to, że przychód należny nie może przekroczyć 1125 zł. Tylko w takim wypadku nie ma obowiązku rejestracji działalności gospodarczej.

Warto też zaznaczyć że działalność nierejestrowana nie ma zastosowania do działalności wykonywanej w ramach umowy spółki cywilnej. Po ustaniu warunków uprawniających do traktowania przychodu jako działalności nierejestrowanej albo gdy dokonana zostanie rejestracja działalności w CEIDG, wówczas działalność ta staje się działalnością gospodarczą z dniem określonym we wniosku. Dlatego stosując się do wyżej wymienionych przepisów warto zarejestrować działalność gospodarczą.

Formy opodatkowania działalności

Tak jak wszyscy inni przedsiębiorcy, przedsiębiorca działający w Internecie jest zobowiązany do wyboru formy prowadzenia działalności gospodarczej, a następnie odpowiedniego rozliczenia przychodu z tej działalności. Działalność może być prowadzona w dowolnej, prawnie dopuszczalnej formie, czyli zarówno w formie indywidualnej działalności gospodarczej, jak i także spółki kapitałowej czy osobowej.

Podatnicy prowadzący indywidualną działalność gospodarczą mogą być opodatkowani podatkiem dochodowym od osób fizycznych według zasad ogólnych albo podatkiem liniowym. W każdym wypadku muszą prowadzić księgi rachunkowe albo podatkową księgę przychodów i rozchodów. Kryterium wyboru w tym przypadku stanowi przychód.

Poza podatkiem dochodowym, funkcjonuje także podatek od towarów i usług, powszechnie znany jako VAT. Na gruncie tego podatku należy w szczególności rozważyć obowiązek ewidencjonowania wszelkich transakcji przy pomocy kasy fiskalnej.

Wynika to z faktu, iż przedsiębiorca prowadzący sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych,  jest zobowiązany do ewidencjonowania każdej takiej transakcji na kasie fiskalnej. Dotyczy to również przedsiębiorców sprzedających swoje produkty i usługi w Internecie. Jednak istnieje możliwość ewentualnego zwolnienia realizowanych transakcji, na rzecz konsumentów z obowiązku ewidencjonowania na kasie fiskalnej.

Należy także pamiętać, że nie jest obojętne czy transakcje dokonywane są tylko na terenie Polski czy też poza jej granicami. Komplikacje zaczynają się wtedy, gdy przedsiębiorca zamierza sprzedawać na rzecz zagranicznych podatników. Ci z Was, którzy myślą o sprzedaży e-booków lub innych towarów rozprowadzanych drogą elektroniczną poza granice Polski, powinien zainteresować się tak zwaną procedurą MOSS. Jest to procedura stosowana w przypadku świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych w innych krajach i polega na stosowaniu zagranicznych stawek podatku VAT przy sprzedaży.

Czym jest regulamin sklepu internetowego?

Niezależnie od kwestii finansowych, osoby rozpoczynające sprzedaż drogą elektroniczną muszą pamiętać o kilku innych, istotnych kwestiach prawnych. Z przepisów prawa wynika jasno; w sytuacji, gdy stronami umowy w obrocie konsumenckim są konsument i przedsiębiorca, to na tym ostatnim ciąży szereg obowiązków. Jak wynika z tego co napisałam przepisy prawa mówią o umowie.

Skąd zatem obowiązek posiadania regulaminu sklepu internetowego i dlaczego jest on dla przedsiębiorcy taki ważny? Ponieważ w handlu internetowym to regulamin zastępuje umowę. Z przepisów prawa wynika, iż zawierając taką umowę musisz przedstawić konsumentowi szereg informacji w sposób jasny i zrozumiały. Zakres tych informacji określają tzw. przepisy o prawach konsumenta. To właśnie w regulaminie należy zawrzeć prawem wymagane informacje, jednocześnie wypełniając tym samym obowiązki, które nakłada na ciebie ustawa o prawach konsumenta.

Co powinien zawierać regulamin sklepu internetowego?

Z przepisów jasno wynika, iż przed dokonaniem transakcji przedsiębiorca musi przedstawić konsumentowi szereg informacji. Obowiązki informacyjne, ciążące na przedsiębiorcy dokonującego sprzedaży online, są jednak bardzo rozbudowane.

Ustawodawca wyraźnie wskazuje także moment, w którym należy je przedstawić konsumentowi. Musi on nastąpić najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową na odległość (czyli w momencie dokonywania zakupu). Te obowiązki informacyjne można spełnić zamieszczając je w regulaminie, z którym konsument musi się zapoznać zanim dokonana zostanie transakcja.

Lista informacji zamieszczanych w regulaminie powinna być jednak dostosowana do profilu działalności oraz technicznych aspektów sklepu internetowego.

W regulaminie przedsiębiorca musi między innymi przedstawić:

  • główne cechy świadczenia,
  • dane identyfikujące, w szczególności informacji o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, a także numerze, pod którym został zarejestrowany,
  • informacje o adresie przedsiębiorstwa, adresie poczty elektronicznej oraz numerze telefonu lub faksu jeżeli są dostępne, pod którym można skontaktować się z przedsiębiorcą,
  • informacje o adresie, pod którym można składać reklamacje,
  • informacje o łącznej cenie lub wynagrodzeniu za świadczenie lub świadczenia wraz z podatkami,
  • informacje o sposobie i terminie zapłaty,
  • informacje o sposobie i terminie spełnienia świadczenia lub świadczeń przez przedsiębiorcę,
  • informacje o stosowanej przez przedsiębiorcę procedurze rozpatrywania reklamacji,
  • informacje o sposobie i terminie wykonania prawa odstąpienia od umowy,
  • informacje o obowiązku dostarczenia towaru bez wad przez przedsiębiorcę;
  • informacje o istnieniu i treści gwarancji i usług posprzedażnych oraz sposobie ich realizacji;
  • informacje o możliwości skorzystania z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji i dochodzenia roszczeń oraz zasadach dostępu do tych procedur.

Dodatkowo regulamin sklepu internetowego musi być napisany w taki sposób, aby był wolny od postanowień niezgodnych z prawem czyli tzw. klauzul niedozwolonych.

Czym są klauzule niedozwolone w regulaminie sklepu internetowego?

Termin „klauzuli niedozwolonej” definiuje kodeks cywilny. Stanowi on że klauzule niedozwolone, to postanowienia w umowie zawieranej z konsumentem, które nie zostały uzgodnione indywidualnie, a jednocześnie kształtują jego prawa i obowiązki w sposób sprzeczny z dobrymi obyczajami i rażąco naruszają jego interesy.

Ustawodawca założył, że konsumenci nie mają możliwości negocjowania warunków zawieranych umów, dlatego uznaje ich za słabszą i gorzej chronioną stronę umowy. Konsument może jedynie podpisać umowę, albo ją odrzucić. W razie podpisania umowy przez konsumenta pojawia się niebezpieczeństwo narzucenia przez przedsiębiorcę takich postanowień, które byłyby dla konsumenta skrajnie niekorzystne. Za niedozwolone nie można uznać postanowień określających główne świadczenia stron, w tym cenę lub wynagrodzenie, o ile zostały sformułowane w sposób jednoznaczny.

Zgodnie z definicją określoną w kodeksie cywilnym – niedozwolone klauzule nie wiążą konsumenta, oraz podaje przykłady takich klauzul.

Przykłady klauzul niedozwolonych w regulaminie sklepu internetowego:

  • wyłączają lub istotnie ograniczają odpowiedzialność względem konsumenta za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązania,
  • przewidują postanowienia, z którymi konsument nie miał możliwości zapoznać się przed zawarciem umowy,
  • uzależniają zawarcie umowy od przyrzeczenia przez konsumenta zawierania w przyszłości dalszych umów podobnego rodzaju,
  • uzależniają zawarcie, treść lub wykonanie umowy od zawarcia innej umowy, nie mającej bezpośredniego związku z umową zawierającą oceniane postanowienie,
  • uprawniają kontrahenta konsumenta do jednostronnej zmiany umowy bez ważnej przyczyny wskazanej w tej umowie,
  • wyłączają obowiązek zwrotu konsumentowi uiszczonej zapłaty za świadczenie nie spełnione w całości lub części, jeżeli konsument zrezygnuje z zawarcia umowy lub jej wykonania,
  • pozbawiają wyłącznie konsumenta uprawnienia do rozwiązania umowy, odstąpienia od niej lub jej wypowiedzenia,
  • nakładają na konsumenta, który nie wykonał zobowiązania lub odstąpił od umowy, obowiązek zapłaty rażąco wygórowanej kary umownej lub odstępnego,
  • przewidują uprawnienie kontrahenta konsumenta do określenia lub podwyższenia ceny lub wynagrodzenia po zawarciu umowy bez przyznania konsumentowi prawa odstąpienia od umowy,

Należy pamiętać że wymienione tu i w innych źródłach zbiory klauzul niedozwolonych, mają charakter otwarty, to znaczy że każdy zapis, nawet nie ujęty w rejestrach, może nosić znamiona klauzuli niedozwolonej, o ile jest niekorzystny dla konsumenta. Przykładowy rejestr klauzul niedozwolonych znaleźć można na stronie Urzędu Ochrony Konkurencji i konsumenta: https://www.uokik.gov.pl/rejestr_klauzul_niedozwolonych2.php?.

Co grozi przedsiębiorcy za brak regulaminu sklepu internetowego i klauzul prawnych?

Przedsiębiorcy nie zawsze mają świadomość, iż stosowane przez nich regulaminy zawierają niedozwolone klauzule. Niestety, brak świadomości stosowania w umowach z konsumentami klauzul, które zostały uznane (lub mogą zostać uznane) za abuzywne (niedozwolone), może ściągnąć na głowę przedsiębiorcy wiele kłopotów, także finansowych.

W Polsce od ponad 20 lat ochroną konsumentów zajmuje się Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów. Urząd Ochrony Konkurencji i Konsumentów przeprowadza między innymi kontrole regulaminów stosowanych przez przedsiębiorców na stronach internetowych. W ich następstwie urząd ten wszczyna z urzędu postępowania administracyjne w sprawie o uznanie postanowień wzorca umowy za niedozwolone.

Konsumenci mogą także na własną rękę zakwestionować niedozwolone klauzule znajdujące się w zawartej umowie. Kiedy konsument odmawia spełnienia określonego świadczenia na rzecz przedsiębiorcy, a sprawa trafia do sądu może się powołać się na niedozwolony charakter postanowienia zawartego w umowie. Niezależnie Prezes UOKiK jest uprawniony do wydawania decyzji administracyjnych dotyczących niedozwolonych postanowień umowy. W decyzjach rozstrzyga czy dana klauzula ma niedozwolony charakter. W wydawanych decyzjach Prezes UOKiK może również nałożyć na przedsiębiorcę karę pieniężną w wysokości nawet do 10% przychodu rocznego.

O co chodzi z polityką prywatności?

Kolejnym dokumentem, który pojawić się powinien w obowiązkowym zestawie przedsiębiorcy dokonującego sprzedaży online jest polityka prywatności. W przeciwieństwie jednak do regulaminu sklepu internetowego, w żadnej z ustaw nie znajdziemy bowiem obowiązku jej posiadania. Pomimo braku takiego obowiązku jej posiadania, polityka prywatności od kilku lat zawierana jest na coraz większej liczbie Polskich stron. Dlaczego?

Polityka Prywatności znacznie ułatwia spełnienie obowiązków informacyjnych wynikających z przepisów dotyczących ochrony danych osobowych i prawa telekomunikacyjnego (słynne „ciasteczka”). Obowiązek informacyjny na gruncie przepisów dotyczących ochrony danych osobowych to obowiązek przekazania osobie, której dane dotyczą kompleksowej informacji na temat przetwarzania jej danych osobowych. A w sklepie internetowym aż roi się od tych danych! Co więcej obowiązek ten aktualizuje się już na etapie pozyskiwania danych osobowych, a więc w momencie np. zakładania konta czy wpisywania danych w celu zrealizowania zamówienia.

Przekazywane informacje związane z przetwarzaniem danych osobowych muszą realizować zasadę przejrzystości, która wymaga, by wszelkie komunikaty kierowane do osoby, której dane dotyczą, były łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem.

Jak przygotować sklep do RODO?

W stosowaniu Polityki Ochrony Danych Osobowych nie ma jednej uniwersalnej zasady. Przepisy dotyczące ochrony danych osobowych pozostawiają sporo miejsca na dowolność podejmowanych przez przedsiębiorcę działań. To ogromna zaleta wprowadzanych przepisów, ale i jednoczesne utrudnienie, bo tak naprawdę wprowadzają niepewność co do tego, jaki zestaw dokumentów powinien posiadać przedsiębiorca, aby czuć się bezpiecznie na wypadek kontroli.

Trzeba sobie zdać sprawę, że wdrożenie RODO nie polega na jednorazowym działaniu związanym ze stworzeniem odpowiedniej papierowej dokumentacji. Jak na swoich stronach podkreśla Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych nowe zasady ochrony danych osobowych wymagają stałego monitoringu procesów biznesowych występujących w firmie poprzez m.in. stałe podnoszenie świadomości pracowników w zakresie ochrony danych osobowych, prowadzenie rejestru incydentów i zgłaszanie naruszeń do organu nadzorczego (Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych) czy realizowanie praw osób, których dane dotyczą.

Niezależnie od tego należy przygotować dokumentację, która pozwoli na uporządkowanie procesów, w ramach których przetwarzane są dane i stanie się punktem wyjścia do pełnego wdrożenia RODO w każdej firmie.

Informacje w pigułce

Podsumowując; niezależnie od tego czy przyglądamy się przepisom o prawach konsumenta lub przepisom o ochronie danych osobowych, ujawnia się jedna, wspólna ich cecha: regulamin sklepu internetowego i polityka prywatności muszą być napisana jasnym i zrozumiałym językiem.

W praktyce, nawet dla osób obytych z językiem prawniczym przygotowanie takich dokumentów nie jest to wcale takie proste.  Dlatego też przygotowałem wraz z mecenas Dagmarą Rutkowską i mecenas Ewą Stachowską z kancelarii Law&Tech, gotowe pakiety dokumentów, które znacznie ułatwią wprowadzenie wszystkich istotnych dokumentów dla Twojej strony internetowej.

Więcej o nich dowiedzieć się możesz tutaj: https://convertio.pl/oferta/regulamin-sklepu-internetowego/

I pamiętaj; jeśli w trakcie wypełniania dokumentów przez nas dostarczonych będziesz miał jakichkolwiek wątpliwości, skonsultuj się z prawnikiem lub radcą prawnym.

Jak wdrożyć RODO na swój sklep internetowy?
Jak wdrożyć RODO na swój sklep internetowy?

Masz pytanie? Chcesz napisać komentarz?

Skorzystaj z poniższej opcji :)

avatar
O mnie
Kamil Marczyński

Pomagam przedsiębiorcom skuteczniej sprzedawać w internecie. Chciałbym, abyś na moim blogu znalazł swoje miejsce. Na blogu dzielę się wiedzą dedykowaną każdemu przedsiębiorcy, któremu zależy na promocji swojej marki w sieci...

więcej o mnie